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web制作の依頼【RFPを作成しよう】メリットは?

WEB制作を依頼されたいと考えられる方は、依頼書という物を作成してはどうでしょうか。
文書化することで、やりたいことややらないことを明確化することが出来ますよ。
RFPとは何なのかなどについて調べてみました。


WEB制作依頼書(RFP)

RFP(Request For Proposal/提案依頼書)の作成だ。RFPは開発会社に良い提案をもらうための重要な情報伝達手段であり、プロジェクト全体の質を高めるためにも欠かせない要素となる。RFPとは、Request For Proposal(提案依頼書)の略で、発注企業がシステム開発を行う際に必要な要件をまとめ、発注先の開発会社に具体的な提案を依頼するための資料だ。
引用元:サンプルでわかる提案依頼書(RFP)作成6つのポイント、発注内容の伝言ゲームは失敗の第一歩/第3回 | 中小企業のための失敗しないWebシステム発注・開発 | Web担当者Forum http://web-tan.forum.impressrd.jp/e/2013/03/15/14724

WEB制作を依頼する際に、どういった物を作成して欲しいのかを提案書類がRFPという物です。RFPという名前の提案書のような物ですね。WEB制作を依頼されたい方は作成してみるのも良いかもしれませんね。


RFP作成メリット

お金を取る手とサラリーマン
引用元:Free illustration: Business World, Hand, Finance – Free Image on Pixabay – 541431 https://pixabay.com/en/business-world-hand-finance-541431/

【RFP作成のメリット】・プロジェクトの方針目的・ゴールなどの認識を統一できる ・課題を明確にできるため、やるべき事や目的が明確になる ・自社の要望に沿った提案や見積書を出してもらえる可能性が高い ・要件がまとまっているので、認識のずれや後戻り作業などのリスクを低減できる ・目的が明確になるため、目的達成に結び付きやすい ・作業が効率化するため、コスト削減や時間短縮につながる
引用元:Webサイト制作のRFP作成時に知っておきたい6ステップ | BtoBマーケティングイノベーション https://www.innovation.co.jp/b2blog/rfp_point/

RFPを作成することで、依頼先のWEB制作会社などに細かな指示を出すことが出来ます。結果として詳細な料金などが分かるようになると言うことですね。目的を明確に文書化しておくことはとても重要な作業です。闇雲に電話やメールだけで依頼をしてしまうと後々のトラブルにも繋がりかねません。そういったことを回避出来るメリットもありますね。


プロジェクト管理

白紙のメモ帳
引用元:Free photo: Notebook, Pen, Table, Blank, Desk – Free Image on Pixabay – 1587525 https://pixabay.com/en/notebook-pen-table-blank-desk-1587525/

要求事項をRFPとしてドキュメンテーションすることで、プロジェクトの目指すべき方向性について、プロジェクトメンバーで意思統一ができるようになります。また、企業規模が大きくなると、社内担当者の数も多くなり、異動による引き継ぎをおこなうケースも増えてきます。プロジェクト構築時の目的や背景をRFPとしてまとめておけば、次の担当者に的確にミッションを引き継ぐことができます。
引用元:RFP作成(提案依頼書に基づく業者選定) | 戦略的ウェブサイト構築集団あやとり – Web戦略 – https://ayatori.co.jp/strategy/planning/rfp/

RFPを作成しておけば、やってもらいたい事などが明確化出来ます。WEB制作を行うことをプロジェクトの一環と考えるのであれば、プロジェクトマネジメントもしやすくなると言うこともありそうですね。時間がかかる作業ではありますが行っておきたいことでもありますね。


RFPに記載すること

電卓と筆記用具
引用元:Free photo: Document, Agreement, Documents – Free Image on Pixabay – 428338 https://pixabay.com/en/document-agreement-documents-sign-428338/

迷っている点、不明な点を明示する自社の知識やノウハウだけでは判らない部分もあると想いますので、そんな時こそ制作会社の力を求めましょう。また、最後に改めてピックアップして記載し、提案を求めるのも良いでしょう。運用・保守、操作研修などについても必ず記載するWeb制作においては、制作そのものだけでなく制作後の運用についても配慮しなければなりません。「作って終わり」ではないからです。運用・保守はどの程度、どのくらいの期間に渡って依頼したいのかを明確にしましょう。また、システムを導入する場合、その操作方法を教えてもらう必要があるため、その辺りの対応についても提案してもらえるように盛り込んでおくのをおすすめします。
引用元:Webサイト制作のRFP作成時に知っておきたい6ステップ | BtoBマーケティングイノベーション https://www.innovation.co.jp/b2blog/rfp_point/

依頼先であるWEB制作会社などに、伝えておきたいことはなるべく記載しておいた方が良いですね。そこから契約書の作成に結びついていくと言うことにもなるので、細かなことでも記載しておきたいところです。


コンペを実施出来る

フォルダ
引用元:Free vector graphic: Dossier, Folder, Documents – Free Image on Pixabay – 147590 https://pixabay.com/en/dossier-folder-documents-computer-147590/

RFP(提案依頼書)の作成手順は以下の通りです。コンペを実施する場合は、複数社に同じRFPを渡すことで、一定の制約下における提案の中で、見積書も含めてブレなく精度を比較することができます。ではRFPはどんな項目で作成すればよいのでしょうか。難しく考える必要はありません。5W2Hで作成します。
引用元:ホームページ制作を依頼する前に|RFP(提案依頼書)の書き方|emt株式会社 http://www.e-m-t.co.jp/solution/solution16/

RFP(提案依頼書)の書き方
引用元:ホームページ制作を依頼する前に|RFP(提案依頼書)の書き方|emt株式会社 http://www.e-m-t.co.jp/solution/solution16/

RFPがあれば、複数の業者にコンペをしてもらうことも出来ます。そうすれば、最も良い業者を選定することも可能ですね。WEB制作を依頼されたい方は、RFPを作成してみてはどうでしょうか。