軽作業の現場では、組み立て、仕分け、シール貼りと実務作業にも様々ありますが、
場合によっては更に“外部からの電話を取ってある程度ほしい”という現場や職場も稀に存在します。
そういった場合は電話対応、電話交換をどういった個所に気をつけた方がいいのか、また「自分は電話を取るのが苦手だ」「やった事が無い」「どういうふうに対応すればいいだろう…？」とお悩みの方もいらっしゃると思います。
そこで本日はそういった電話対応を任された時”にある程度気を付けた方がいい点、これを行っておけばとりあえずトラブルはない、といった点をポイントにご説明したいと思います。
電話に出る際の”緊張、焦り”を減らすには？
まず緊張をしないようにする方法ですが、電話に出る前には1
度“腹式呼吸”をしてから電話を取るといいと言われています。
焦って電話を取ってしまい”声”が裏返り、しどろもどろでまともに対応ができなかった…となると上から怒られる場合がありますので、着信がかかってきたとなれば”まずは1度腹式呼吸”をし、そして落ち着いて電話を取る、という流れを身につけましょう。
万が一、会社の上司が”せっかちで怒りっぽい性格”で、「電話は1コール以内に取れ!!」等と怒ってくる場合もあります。
その際は”自分が緊張しやすい性格”であることを正直に伝え、落ち着いて電話対応するために1度腹式呼吸をした方がいいとネットで書いてあった旨を話してみると良いかもしれません。
メモを取るのは必須
外部から電話がかかってきた場合、必ず相手は”現在働いている会社の社員の誰かに用”があります。
すぐに電話を渡せる”本人”が近くにいる場合は問題ありませんが、場合によっては違う部署の社員に繋がなければいけなかったり、現在本人が席を外していたり…という場合もあります。
その時には、
“どこの会社の人が”
“誰に用事があり”
“どんな用件だったか”
“折り返し電話する必要はあるか”
ということを後で本人に明確に伝えなければいけません。
これを1つでも聞き忘れてしまうと、後々取引先の相手とのトラブルにも繋がる場合もありますので、電話番というのは意外に責任重大です。
そこで電話に出る際には“メモで筆記”できるように構えておくのは必須です。
そしてポイントとして先ほど挙げた
“どこの会社の人が”
“誰に用事があり”
“どんな用件だったか”
“折り返し電話する必要はあるか”
“ある場合は連絡取れる電話番号は？”
この5点をメモを取り、
そして席を外している社員が具体的に”何時頃に戻ってくるか”という件が分かるのであればその時間を相手に伝えておきます。
当分戻れそうにない時には「本日はいつ戻るか不明」と先方へ伝えておくと親切かもしれませんね。
そして先ほど述べた”他の部署”に内線で繋がなければいけない電話だった場合、よく会社の新人がやるのですが内線で繋ぐボタン等を押し間違えて電話を”ガチャ切り”してしまった…、という場合もあります。
なので”メモを取る””自社の電話の内線のつなぎ方”そして”電話の受け渡し方”という点をしっかり身につけて覚えておきましょう。
