前回より時間見積もりのコツや考え方の一例をご紹介していますのでその続きです…。
時間見積もりのコツは引き算と割り算
では続いて応用編ですが、例えばあなたが仕事先で「300件の梱包作業を、10日以内で終わらせて欲しい」と指示されたとします。
となると今日から10日後ということなので、まず10かける8(１日の作業時間)で、残された時間は80時間ということになります。
次に、1つの梱包作業を終わらせるのにどのくらいの時間で行えば80時間で300件が間に合うかを計算するために、80÷300と割り算をします。
すると答えは0.26666…
つまり一件の梱包作業を2分60秒以内に終わらせれば 約束の期日に間に合います。
もしこの段階で作業的に厳しい、人数的に無理だと判断した場合には、この作業を始める前にすぐに上司に相談しましょう。
ギリギリになってから「やっぱり間に合いませんでした」と報告するのは、逆に結構な確率で怒られます。
それでは、もしこの作業が現実的に可能なら、次は１日(8時間)に 何件済ませれば期日に間に合うかを日数で割ります。
例えば単純に300÷10日で１日30件、
または最後の1日は何かあった時のためには余裕を持たせたい、と考えたら300÷9で33件とやる計算も出来ます。
後は期日までの残り時間を表等にする際に80時間からスタートさせ、逆算するようにスケジュールを書いていけば残りの時間の視覚的に分かりやすく、 実際作業進めていき、その残り時間がゼロになったところでその作業はそれ以上やると赤字になると判断できますので、見積もりやスケジュールの調整もやりやすいでしょう。
後は各職場環境、上司の意見、引き受けている事業でスケジュールや時間見積もりのやり方もの組み方も変わってきますので、そういった細かい部分は上司と相談しながらスケジュール考えて行くのがいいと思います。
まとめ
かくいう私も時間の見積もりやスケジュールを正確に立てるのは決して得意なほうではありません。
特に実際に作業をしてみると、スケジュール的にこの作業はこのくらいで終わるだろう…という予測は着きますが、実際の作業中に予期せぬトラブルや、思っていたほど予定が進まなかった、何かしらストップせざるを得なかったというイレギュラーは必ず発生します。
そういった時に時間を調整し直したり、そのトラブルを対応したりとあれやこれやと時間を浪費していくうちに予定の時間を大幅に遅れてしまった、という苦い経験を多くしてきています。
そんな私が何とか時間見積もりを少しでも上手くやる方法はないかと、こんな苦手な私でもスケジュールを組むにはどうすればいいかという事でヒントに考えたのが、小学校の時の時間割のようにスケジュールを考え、作業の残り時間を引き算で考えていくという2つの方法です。
ちなみに今回の方法はあくまで一例です。
なので今回ご紹介した時間の見積もり方法はあくまで我流で、皆さんにも例えば理系だったり文系だったり性格だったり、自分に合った考え方があると思います。
どうせ同じ目的結果に繋がるなら自分が得意なことに置き換えて考えるのも1つの方法はではないかなと思いますので、是非時間見積もり、スケジュール管理でお悩みの方は色々試してみてください。
